So stornierst Du Rechnungen, Aufträge und Korrekturen in JTL-Wawi
So stornierst Du Rechnungen, Aufträge und Korrekturen in JTL-Wawi
In der täglichen Arbeit mit JTL-Wawi stößt Du früher oder später auf Situationen, in denen ein Auftrag, eine Rechnung oder sogar eine Rechnungskorrektur storniert werden muss. Vielleicht hat sich ein Kunde umentschieden, es gab einen Fehler bei der Erfassung oder eine Bestellung blieb unbezahlt. Wie genau gehst Du hier vor, und worauf musst Du achten? In diesem Beitrag erfährst Du alles Wichtige über Stornierungen in JTL-Wawi – praxisnah und rechtssicher.
Warum können Rechnungen in JTL-Wawi nicht gelöscht werden?
Der direkte Löschvorgang von Rechnungen ist in JTL-Wawi nicht möglich. Das liegt daran, dass Rechnungen rechtlich unveränderbar sein müssen. Sobald eine Rechnung erstellt wurde, muss sie im System bleiben – auch dann, wenn sie fehlerhaft ist oder storniert werden soll. Diese Vorgabe basiert auf den rechtlichen Anforderungen, insbesondere der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).
Das Löschen würde außerdem den Rechnungsnummernkreis zerstören, was problematisch wäre, da der Nummernkreis lückenlos und nachvollziehbar bleiben muss. JTL-Wawi bietet Dir daher eine alternative, rechtlich einwandfreie Lösung: das Stornieren von Rechnungen.
Rechnung stornieren in JTL-Wawi: So funktioniert es
Eine Rechnung zu stornieren ist in JTL-Wawi vergleichsweise einfach und sicher. So gehst Du vor:
Rechnungsübersicht öffnen
Navigiere im Hauptmenü zu "Verkauf" und klicke auf den Bereich "Rechnungen". Hier findest Du eine Übersicht aller bisher erstellten Rechnungen.Rechnung auswählen
Markiere die Rechnung, die Du stornieren möchtest. Nutze dazu die Filterfunktion, um schnell die gewünschte Rechnung zu finden – beispielsweise durch die Eingabe der Rechnungsnummer oder des Kundennamens.Storno durchführen
Klicke auf die Schaltfläche "Storno". Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Du den Grund für die Stornierung aus einem Dropdown-Menü auswählen kannst. Zusätzlich kannst Du optional einen Kommentar hinzufügen, um den Vorgang intern besser zu dokumentieren.Stornierung bestätigen
Klicke auf "Stornieren", um den Vorgang abzuschließen. Die stornierte Rechnung bleibt weiterhin im System, wird jedoch entsprechend gekennzeichnet.Korrektur vornehmen
Falls notwendig, kannst Du nach der Stornierung eine neue, korrekte Rechnung erstellen. JTL-Wawi bietet Dir die Möglichkeit, aus dem zugehörigen Auftrag eine angepasste Rechnung zu generieren.
Auftrag stornieren in JTL-Wawi
Ähnlich wie bei Rechnungen kannst Du auch Aufträge stornieren, beispielsweise wenn ein Kunde seine Bestellung storniert oder ein Fehler im Auftrag vorliegt. Das geht so:
Aufträge aufrufen
Gehe in der Verkaufsübersicht in den Bereich "Aufträge". Hier findest Du alle bestehenden Aufträge, die bearbeitet werden können.Auftrag auswählen
Wähle den Auftrag aus, den Du stornieren möchtest. Du kannst auch hier nach verschiedenen Kriterien filtern, um den richtigen Auftrag schnell zu finden.Storno durchführen
Klicke auf die Schaltfläche "Storno" und wähle aus, ob Du nur den Auftrag oder auch die zugehörigen Rechnungen stornieren möchtest.Optional: Artikel freigeben
Wenn im Auftrag Artikel reserviert wurden, werden diese nach der Stornierung wieder dem Lagerbestand zugeführt. So bleibt Dein Lagerbestand stets aktuell.
Rechnungskorrektur stornieren in JTL-Wawi
Rechnungskorrekturen sind Belege, die dazu dienen, Fehler in bestehenden Rechnungen zu korrigieren. Auch diese lassen sich in JTL-Wawi stornieren.
Schritte zur Stornierung einer Rechnungskorrektur:
Bereich "Rechnungskorrekturen" öffnen
Navigiere im Hauptmenü zu "Verkauf" und wähle den Bereich "Rechnungskorrekturen".Rechnungskorrektur auswählen
Markiere die Rechnungskorrektur, die Du stornieren möchtest.Storno bestätigen
Klicke auf die Schaltfläche "Storno" und bestätige die Stornierung. Der Beleg wird im System als storniert markiert und in den Ordner "Stornobelege Rechnungskorrektur" verschoben.
Automatisches Stornieren von unbezahlten Aufträgen
Manuell jeden Auftrag zu stornieren, kann zeitaufwendig sein – insbesondere, wenn Du regelmäßig mit unbezahlten Bestellungen konfrontiert bist. Hier bietet Dir JTL-Wawi eine praktische Lösung: die Automatisierung. Du kannst einstellen, dass unbezahlte Aufträge nach einer bestimmten Zeit automatisch storniert werden. Dies eignet sich besonders für Händler, die viele Aufträge auf Vorkasse oder mit Zahlungsziel erhalten.
Wie Du die Automatisierung einrichtest:
Workflow einrichten
Gehe in den Bereich "Workflows" und erstelle eine neue Regel.Kriterien definieren
Lege fest, unter welchen Bedingungen ein Auftrag automatisch storniert wird, beispielsweise wenn die Zahlungsfrist überschritten wurde.Aktion auswählen
Wähle als Aktion "Auftrag stornieren" aus und speichere die Workflow-Regel.Testlauf durchführen
Teste die Automatisierung, um sicherzustellen, dass nur die gewünschten Aufträge storniert werden.
Was passiert mit dem Lagerbestand?
Eine häufige Frage beim Stornieren lautet: Was passiert mit den Artikeln im Lager?
JTL-Wawi ist so konzipiert, dass der Lagerbestand automatisch angepasst wird. Das bedeutet: Reservierte Artikel, die durch die Stornierung eines Auftrags wieder verfügbar werden, werden dem Lagerbestand direkt wieder zugeführt. Dies ist besonders wichtig, um Überverkäufe zu vermeiden und Deinen Lagerbestand korrekt zu halten.
Rechtliche Anforderungen: Warum Stornieren statt Löschen?
Die gesetzlichen Vorgaben, insbesondere die GoBD, legen fest, dass Buchhaltungsunterlagen wie Rechnungen und Aufträge nicht nachträglich verändert oder gelöscht werden dürfen. Stattdessen müssen Änderungen dokumentiert und nachvollziehbar sein. Durch das Stornieren stellt JTL-Wawi sicher, dass der Nummernkreis erhalten bleibt und alle Vorgänge im System lückenlos nachvollziehbar bleiben.
Häufige Fehler vermeiden
Hier sind einige typische Stolperfallen, die Du vermeiden solltest:
Manuelles Löschen von Belegen außerhalb von JTL-Wawi
Es ist keine gute Idee, Rechnungen oder andere Belege manuell zu löschen, beispielsweise durch direkten Zugriff auf die Datenbank. Dies kann nicht nur rechtliche Probleme verursachen, sondern auch das System destabilisieren.Falsche Stornogründe verwenden
Gib beim Stornieren immer den korrekten Grund an. Dies erleichtert später die Nachverfolgung und vermeidet Missverständnisse.Zahlungsstatus ignorieren
Überprüfe bei der Stornierung eines Auftrags immer, ob bereits Zahlungen eingegangen sind. Falls ja, musst Du auch eine Rückerstattung veranlassen.
Fazit
Das Stornieren von Rechnungen, Aufträgen und Korrekturen in JTL-Wawi mag anfangs komplex erscheinen, ist jedoch mit den richtigen Schritten und Einstellungen einfach umzusetzen. Indem Du die Storno-Funktion statt einer Löschung nutzt, bleibst Du nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite, sondern behältst auch den Überblick über alle Vorgänge in Deinem Shop. Mit automatisierten Workflows kannst Du zudem viel Zeit sparen und die Prozesse in Deinem Shop noch effizienter gestalten.
Probiere die genannten Tipps in Deinem JTL-Wawi aus und optimiere Deine Abläufe!